Après le dépôt d’une demande d’accès aux données, celle-ci est évaluée, le fichier de recherche est produit et les engagements contractuels sont signés. Les principales étapes sont présentées dans le schéma ci-dessous.
Soumission d’une demande d’accès
Équipe de recherche
- Explorer les banques de données ainsi que les variables disponibles et consulter la trousse de démarrage
- Effectuer une simulation de coûts, si souhaité
- Préparer la demande (formulaire, pièces justificatives et liste de vérification des documents)
- S’assurer que tous les documents soumis sont présents et à jour
- Soumettre la demande dans la Zone recherche
Institut de la statistique du Québec
- Accompagner le chercheur ou la chercheuse dans la définition de ses besoins
Évaluation de la demande
Équipe de recherche
- Fournir les documents et les informations demandés par l’ISQ aux fins de l’évaluation de la demande
- Le cas échéant, obtenir les autorisations nécessaires à l’ajout, au fichier de recherche, de données externes
Institut de la statistique du Québec
- Évaluer la faisabilité technique de la demande et la disponibilité des données
- Estimer, si nécessaire, la taille de la cohorte
- Fournir une évaluation sommaire des coûts
- Évaluer la protection des renseignements personnels
- Informer les membres de l'équipe de recherche des modalités d’accès aux données
Engagements contractuel et administratif
Équipe de recherche
- Prendre connaissance des règles de sécurité et de protection des renseignements personnels contenues dans le contrat
- Signer le contrat et l’engagement à la confidentialité (équipe de recherche et organisme de rattachement)
Institut de la statistique du Québec
- Préparer et transmettre le contrat et l’engagement à la confidentialité
- Signer le contrat
Préparation du fichier de recherche
Institut de la statistique du Québec
- Procéder à la sélection des individus visés pour la recherche parmi les banques de données sous sa responsabilité
- Procéder à l’appariement des banques de données, si nécessaire (méthode probabiliste)
- Sélectionner et extraire les variables autorisées
- Créer le fichier de recherche pour le projet
Accès au fichier de recherche, exploitation des données et diffusion de résultats
Équipe de recherche
- Participer à la séance d’orientation tenue par l’ISQ (équipe de recherche)
- Se prêter à l’assermentation
- Consulter le fichier de recherche dans un environnement sécurisé (dans un CADRISQ ou à distance)
- Exploiter les données
- Diffuser uniquement des résultats statistiques respectant les règles de confidentialité de l’ISQ
Institut de la statistique du Québec
- Tenir une séance d’orientation obligatoire destinée à l’équipe de recherche (sécurité, protection des renseignements personnels et règles de contrôle du risque de divulgation)
- Assermentation de l’équipe de recherche
- Fournir un environnement sécurisé pour accéder aux données, dans lequel des logiciels statistiques sont mis à leur disposition (ex. : STATA, R, SAS, SPSS)
- Rendre accessibles le fichier de recherche et les résultats statistiques des travaux de l'équipe de recherche, selon les modalités convenues
- Vérifier les résultats statistiques avant leur diffusion pour s’assurer qu’ils respectent les règles de confidentialité de l’ISQ
Suivi du projet
Équipe de recherche
- S’assurer que le renouvellement de l’approbation éthique du projet est fourni tout au long de la période d’accès autorisée
- À la fin de la période d’accès autorisée, demander une prolongation si la recherche n’est pas terminée
- Informer l’ISQ des productions scientifiques découlant de l’exploitation du fichier de recherche
Institut de la statistique du Québec
- Inscrire au dossier du projet les renouvellements d’approbation éthique obtenus par les membres de l'équipe de recherche
- Publier les références des productions scientifiques découlant de l’exploitation des données sur le site Web des services d’accès aux données
Fermeture du projet
Équipe de recherche
- Informer l’ISQ de la fin du projet de recherche nécessitant l’exploitation du fichier de recherche et l’autoriser à entamer la fermeture du projet
- Remettre à l’ISQ l’ensemble des éléments d’authentification fournis aux personnes autorisées
Institut de la statistique du Québec
- Désactiver les accès du chercheur ou de la chercheuse et de son équipe
- Détruire les données selon les modalités convenues
- Conserver les programmes et la documentation propres au projet à la demande du chercheur ou de la chercheuse
Évaluation
Lorsque votre demande est complète et dûment accompagnée des documents requis, l’équipe des services d’accès aux données de l’ISQ procède à son évaluation. Si l’évaluation de la demande mène à un résultat positif, l’équipe recommandera la conclusion d’un contrat d’accès, lequel prévoit la communication des renseignements.
Contrats
Lorsque la conformité de la demande est confirmée, la prochaine étape consiste à signer deux contrats, soit le contrat de service et le contrat d’accès. Chacune des personnes qui auront accès aux données doit également signer un engagement à confidentialité.
Contrat de service
Lorsque le personnel de l’ISQ doit être mis à contribution pour la production d’un ou plusieurs fichiers contenant les renseignements demandés, il y a alors signature d’un contrat de service. Ce contrat détaille les travaux requis pour effectuer la production de ces fichiers et spécifie les coûts associés.
Lorsqu’un fichier existant est réutilisé, par exemple pour une demande d’accès aux données d’une enquête de l’ISQ, la signature d’un contrat de service n’est pas requise, car aucune nouvelle production n’est associée à cette demande.
Contrat d’accès
Ce contrat engage l’ISQ, le chercheur ou la chercheuse dépositaire de la demande et son organisme de rattachement.
Il contient les règles de sécurité et de protection des renseignements personnels à respecter, décrit les modalités d’accès et contient toutes les conditions et obligations auxquelles sont assujetties les parties. Ce contrat constitue l’entente de communication des renseignements.
Engagement à confidentialité
Au terme de la signature du contrat d’accès, les membres de l’équipe de recherche qui accéderont aux données reçoivent un document d’engagement à confidentialité spécifique au projet.
La signature de ce document, qui doit être effectuée devant un ou une juriste ou commissaire à l’assermentation, est requise avant que l’accès aux données soit accordé.
Des modèles types de contrat et d’engagement à la confidentialité se trouvent dans le dossier « Documents modèles et documents de référence » de la trousse de démarrage.
Production d'un fichier de recherche
À la suite de la signature des parties, un devis technique est produit et la création du fichier de recherche peut débuter. Si vous avez un fichier provenant d’une source externe dans lequel se trouvent des données que vous souhaitez apparier aux données administratives ou d’enquêtes demandées, vous devrez le faire parvenir à l’ISQ par un moyen sécurisé.
Si des données que vous détenez doivent être appariées avec celles disponibles via le site Web des services d’accès aux données de recherche, il est fortement recommandé d’utiliser les deux grilles de vérification (Grille de vérification – Variables d’appariement et Grille de vérification – Variables de recherche) qui se trouvent dans le dossier « Documents modèles et documents de référence » de la trousse. Ces grilles vous serviront à préparer adéquatement la forme et le contenu des fichiers à transmettre à l’ISQ en vue de la production du fichier de recherche final.
Accès aux données
Une fois le fichier de recherche produit, les membres de l’équipe de recherche participent à une séance d’orientation tenue par l’ISQ, au cours de laquelle les règles de base de l’accès sont présentées et une démonstration de navigation dans l’environnement informatique d’accès est faite.
L’équipe peut dès lors exploiter les données, selon les modalités convenues au contrat d’accès.